選考リードタイムが2週間から1週間に短縮！　業務効率アップだけでなくAI面接で採用機会を最大化

記事内のサービス名・社名・所属は取材当時のものです。「Zキャリア AI面接官」は現在「Z AI面接」に名称を変更し、運営は株式会社ROXXからルーセントドアーズ株式会社へ移管しています。

BBSグループのネットワークを活かし、金融系業界をメインにクライアントのベストパートナーとしてBPOサービスを展開するテクノウェアシンク。

近年、採用人数拡大に伴い、わずか2名で行う面接対応の工数が増加し、選考リードタイムの長期化が大きな課題となっていました。「応募者を待たせることなく、スピーディかつ効率的に選考を進めたい」という思いから「Zキャリア AI面接官」の導入を決定。今回は人財開発部で採用・教育を担う湯田様・近藤様に、導入の背景や効果、そして今後の展望についてお話を伺いました。

どんどん増える採用オーダーだが、採用担当者のリソースが限界

――AI面接官を導入する前、御社の採用活動や面接プロセスにはどのような課題がありましたか？

当社はコールセンターのオペレーターを中心に、年間多くの方を採用しています。

近年BPOサービスのニーズも益々高まり、クライアントからの人員オーダーも増え続ける中、採用業務を担当するのが基本私たち2名しかおらず、リソースの限界を感じていました。

私たちが提供するBPOサービスというのは、クライアントの業務を、クライアントの代わりに弊社スタッフが行うことにより成立します。つまり採用が止まってしまえば、それは事業成長に大きな影響を及ぼす、ということです。

そんなプレッシャーもある中で、母集団の形成を進めつつも、限られた時間と人員で効率よく選考を進めなければならないことが大きな課題でした。

また、応募者の都合によっては、夜間や土日に面接が必要となる場合もあり、スケジュール調整だけでもかなりの負担となっていました。私たちとしては、一人でも多くの応募者と早めに会って内定につなげたい思いがあるのですが、従来のマンパワーに頼る方法ではすでに限界が見えていたんです。

そこで、24時間365日いつでも面接が行える「AI面接官」に大きな魅力を感じ、導入を検討し始めたのがきっかけです。

―――「AI面接官」を本格的に導入しようと思った決め手は何ですか？

これまでの面接業務が格段に効率化できる可能性がある、というのはもちろんですが、それに加えて、選考の機会最大化にも繋がるのではないか、と感じたのが決め手でした。

というのも、これまでは書類選考で「ちょっと迷うな」という方がいても、面接リソースが限られることを理由に、その時点でお断りしてしまいがちでした。

でも実際、お会いして話を聞いてみれば弊社にマッチする方かもしれないのに、そこで機会を失ってしまうのはもったいないなと常々感じていたんです。

しかし「AI面接官」であれば、私たちのリソースに関係なく、まず一次面接として気軽に受けてもらえるので、書類だけではわからないその方の人柄や雰囲気を見極めるチャンスが増えるのではないか、という期待がありました。

内定までのリードタイムが2週間から1週間程度に短縮！空いたリソースで他の業務をさらに推進

―――実際にAI面接官をどのようなシーンで活用しているのでしょうか

現在は、コールセンターのオペレーター職を中心に一次面接の代替としてAI面接官を活用しています。

AI面接の結果を見て、「この方はお会いして話を聞いてみたい」と思った方には、二次面接にお越しいただく、という流れです。

一方、マネージャーなど役職者ポジションについては、最初から対面面接でじっくりとお人柄や今後のキャリアイメージなどを擦り合わせたいという思いがあるので、AI面接は使っていません。ただ、実際に活用してみると、書類の段階では悩ましいと感じた方でも「実際に会ってみたら意外と可能性がある」というケースもありそうな気がしており、可能性を広げる上でも面白いツールだなと感じています。

―――AI面接官を導入されて、採用担当者であるお二人の負担は具体的にどのように軽減されましたか？

「AI面接官」を導入してからは、面接の日程調整〜実施にかかる工数が大きく軽減され、これまでよりも少しリソースに余裕が生まれてきました。

意外な発見としては「面接前の準備工数」がぐっと減ったということです。

これまでは、たとえば10時から面接が入っていると、15分前にはレジュメをチェックして「どんな質問をしようか」「経歴のどこに気をつけようか」とまとめる時間が必要でした。

ところが、いざ始めようと思ったら応募者が時間になっても来なかったり、最初の5分ほど話して「厳しいかも」となることもしばしば。そういう空振り的な時間がなくなったのは大きいです。

さらに、書類選考で迷う方に対しても「とりあえずAI面接を受けてみませんか？」とご案内できるようになったので、書類だけではわからないその方の人物的な魅力を発掘できるようになったことも、大きなメリットです。

若い方で職歴があまりにも多い方などは、早期離職の懸念があるため、これまではお見送りにすることが多くありました。

しかしAI面接で実際に話を聞いてみると、会社の倒産やポジションクローズなど納得できる理由があったりして、「弊社であればご活躍いただけるのでは？」と明らかに採用機会が広がっています。

―――AI面接官を導入したことによる明確な採用成果は何かありましたか？

導入前は、内定までに平均2週間ほどかかっていたのですが、AI面接官を活用することで最短1週間ほどで内定承諾まで至るケースが出てきました。 AI面接の結果を見て「すぐにでもお会いしたい」と思えば翌日に二次面接を実施、その数日後には内定、さらに数日後には内定承諾という流れがスムーズに組めるようになったんです。

スピード重視に切り替えると雑になってしまうのでは？という懸念もありましたが、実際にはAI面接経由でご入社いただいた方も現場で十分ご活躍いただいており、むしろ現場のマネージャーから「良い人を採用してくれて助かる」と好評をいただいています。

さらに、一次面接をAIに任せることで、少しずつですが、私たち採用担当者の時間にも余裕が生まれてきました。私たちは採用業務だけでなく入社時研修や社員の育成・教育などもミッションとして担当しております。そのような他業務の推進に力を注げるようになったのも大きな成果です。結果的に、採用から入社後のフォローまで一貫して質を高められるようになったのではないか、と実感しています。

AI面接官は業務効率化ツールではなく、採用機会を最大化させる仕組み

―――今後、AI面接官を活用していく上でさらなる展望や計画があればお聞かせください

先ほどと繰り返しになりますが、現在は主に役職のないオペレーターポジションでAI面接官を取り入れていますが、将来的にはマネージャーなど役職者採用でも活用を検討したいですね。

また、新卒や第二新卒の採用にも活用できるのではないかと考えています。特に若い世代はAIなどのテクノロジー活用に対する抵抗が少ないので、AI面接官との相性がとても良いのでは、と考えています。

―――採用業務におけるAI活用の意義や可能性について、お二人はどのようにお考えでしょうか？

正直なところ、最初は「採用という大事な場面を、本当にAIに任せていいのか？」という抵抗感がありました。

しかし実際に導入してみて、AI面接でも見極めに欲しい情報は十分に得られることが分かりましたし、応募者の反応をみていても、抵抗感なく取り組んでくださる方のほうが圧倒的に多いことにも気づきました。

そしてそもそも、採用業務以外にも既存スタッフの研修や教育など、限られた人数で多くの業務をこなさなくてはならない、というのが私たちの現状です。人事の人員を増やすことができれば話はまた別なのかもしれませんが、短期的にどうこうできるほど簡単な話でもありません。

少数体制でミッションをこなしていくためには、もはやAIなどのテクノロジーの力を借りることは不可欠であり、これからの時代、いちはやくテクノロジーを受け入れ共存できる会社だけが、この激しい採用競争の中を生き残っていくのではないかと思います。

―――ここまで貴重なお話ありがとうございました。では最後に、これから導入を検討している企業様に対して、メッセージをお願いします

まずはとにかく試してみることをおすすめします。

業務効率化だけでなく、24時間365日対応や、書類以上に多くの情報で応募者を見極められる、など採用チャンスを最大化させることができるのがAI面接官の大きな魅力です。

もし導入してみて合わないと思ったら、やめてもいいわけですし、ROXX社のAI面接官であればコスト的な導入ハードルもそこまで高くないので、スモールスタートで始めてみて、採用フローの理想のあり方を模索していくのがよいかと思います。